เมื่อไรที่ควรทำ / ไม่ควรทำ 1-on-1 Meeting

หนึ่งในเครื่องมือที่ผู้จัดการมืออาชีพมักใช้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ที่ดีและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคือ 1-on-1 Meeting — การประชุมระหว่างหัวหน้ากับลูกทีมแบบตัวต่อตัว ที่เปิดโอกาสให้ทั้งสองฝ่ายได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็น พูดคุยเรื่องการทำงาน ปัญหา หรือแม้แต่เรื่องส่วนตัวในระดับที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม คำถามสำคัญคือ: ควรทำ 1-on-1 เมื่อไร? และเมื่อไรที่ไม่จำเป็นต้องทำ?

✅ เมื่อไร “ควร” ทำ 1-on-1 Meeting

1. เมื่อทีมมีการเปลี่ยนแปลง

ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนโครงสร้างทีม หน้าที่ความรับผิดชอบ หรือมีสมาชิกใหม่ การทำ 1-on-1 ช่วยให้ผู้นำเข้าใจมุมมอง ความกังวล และโอกาสในการสนับสนุนที่เหมาะสม

2. เมื่อมีสัญญาณของ disengagement

เช่น ประสิทธิภาพการทำงานลดลง การตอบสนองช้าลง หรือไม่ค่อยมีส่วนร่วมในกิจกรรมทีม 1-on-1 เป็นโอกาสสำคัญในการ “ฟัง” ก่อน “ตัดสิน”

3. เพื่อพัฒนาและให้ Feedback อย่างต่อเนื่อง

ไม่ต้องรอให้ถึง Performance Review รายไตรมาสหรือรายปี การให้ feedback แบบ real-time ผ่าน 1-on-1 เป็นหนึ่งในวิธีที่ทรงพลังที่สุดในการเร่งการเติบโตของพนักงาน

4. เมื่อมีประเด็นส่วนตัวที่กระทบการทำงาน

พื้นที่ปลอดภัยอย่าง 1-on-1 ทำให้ทีมกล้าพูดเรื่องที่ไม่อยากพูดในที่ประชุม เช่น ความเครียด ปัญหาส่วนตัว หรือความไม่สบายใจในการทำงานกับบางคน

5. เมื่อต้องการสร้างความสัมพันธ์ในระยะยาว

การพูดคุยสม่ำเสมอช่วยสร้าง Trust ที่เป็นพื้นฐานของทุกความร่วมมือและการนำทีมอย่างยั่งยืน

❌ เมื่อไร “ไม่จำเป็น” ต้องทำ 1-on-1 Meeting

1. เมื่อหัวข้อสามารถแก้ไขผ่านช่องทางอื่นได้

หากเป็นเรื่องที่สามารถเคลียร์ผ่านอีเมลหรือ Slack ได้ในไม่กี่นาที ไม่จำเป็นต้องดึงมาประชุมให้เสียเวลาทั้งสองฝ่าย

2. เมื่อไม่มีเนื้อหาใหม่หรือคุณค่าที่เพิ่มขึ้นจากการพบกัน

หากหัวหน้าไม่ได้เตรียมตัว หรือไม่มีจุดประสงค์ชัดเจน เช่น ไม่มี Feedback หรือ Update ใหม่ การประชุมอาจกลายเป็นภาระมากกว่าประโยชน์

3. เมื่อทีมมีภาระงานหนักหรืออยู่ในช่วงเร่งด่วน

ในบางสถานการณ์ การให้เวลากับ Deep Work สำคัญกว่า 1-on-1 การยืดหยุ่นและยกเลื่อนเป็นทางเลือกที่มีเหตุผล

4. เมื่อกลายเป็นกิจวัตรที่ไร้ความหมาย

หาก 1-on-1 ถูกทำตามตารางแต่ไม่มีเนื้อหาที่เกี่ยวข้องหรือสร้างคุณค่า อาจทำให้เกิดความเบื่อหน่าย และพนักงานรู้สึกว่าไม่ถูกฟังจริง

1-on-1 ไม่ใช่ภารกิจที่ต้องทำเพียงเพื่อให้ครบตามปฏิทิน แต่มันคือโอกาสอันล้ำค่าสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ พัฒนาองค์กร และดูแลคนให้รู้สึกว่าเขามีคุณค่าและเสียงของเขามีความหมายนั่นเอง ฉะนั้นองค์กรจึงควรรู้วิธีการใช้ 1-on-1 ในช่วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด