แม้เราจะพูดกันบ่อย ๆ ว่าการสื่อสารภายในทีมนั้นควรจะเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ มีปัญหาอะไรก็สามารถรายงานให้หัวหน้าฟังได้ แต่เอาเข้าจริงแล้วเราก็มักจะพบว่าปัญหาหลายอย่างไม่ได้ถูกรายงานขึ้นไปให้หัวหน้าฟังนัก และมันจะยิ่งเป็นปัญหาหากเรื่องนั้นเป็นปัญหาร้ายแรงจนสุดท้ายกลายเป็นสิ่งที่ยากจะแก้ไข เพื่อไม่ให้เกิดสิ่งเหล่านี้ขึ้น การเข้าใจสาเหตุที่พนักงานระดับล่างถึงลังเลหรือตัดสินใจไม่รายงานกับผู้บังคับบัญชาจึงสำคัญไม่น้อย
ไม่เชื่อในกระบวนการรายงานปัญหา
หากถามว่าพนักงานรู้วิธีหรือไม่กับการรายงานปัญหาให้กับผู้บริหารไม่ว่าจะเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่ ก็พบว่าพนักงานส่วนใหญ่รู้และบริษัทก็มีวิธีการดังกล่าวไว้ แต่เอาเข้าจริงพนักงานหลายคนก็ไม่กล้าจะรายงานอยู่ดีเพราะไม่มั่นใจในความโปร่งใสของกระบวนการรายงาน การรักษาความลับ หรือการปฏิบัติอย่างเท่าเทียมเมื่อมีการรายงานปัญหาไปแล้ว นั่นทำให้หลายคนเลือกจะไม่รายงานปัญหานั้นดีกว่า
การกดดันจากความคาดหวัง
ในบางที่ทำงานนั้น การสร้างความคาดหวังกับพนักงานอาจจะสูงจนทำให้คนทำงานเองหวั่นใจว่าการรายงานปัญหาอาจจะถูกมองว่าเป็นคนไม่มีศักยภาพ ไม่มีความสามารถ แล้วพนักงานก็เลยมองว่าเป็นตัวเองที่ต้องจัดการปัญหาให้ได้มากกว่าจะยกมือขอความช่วยเหลือแม้ว่าปัญหาจะเกินแก้ก็ตาม
ความไม่ชัดเจนในวิธีการรายงานปัญหา
ในบางกรณี เราก็จะพบว่าพนักงานไม่แน่ใจว่าปัญหานี้ควรจะรายงานให้กับใคร เพราะในชีวิตจริงก็จะมีปัญหาหลายอย่างที่อาจจะไม่ได้เป็นเรื่องเกี่ยวกับงานโดยตรง หรือบางครั้งเป็นปัญหากับบุคคลซึ่งเกี่ยวข้องกับกระบวนการรายงานปัญหาทำให้ก็ไม่รู้ว่าจะนำปัญหาที่ว่านี้ไปรายงานกับใครและรายงานอย่างไร
กลัวผลกระทบหลังจากรายงาน
สิ่งที่น่าจะเป็นสาเหตุใหญ่ของการที่หลายคนเลือกจะไม่รายงานปัญหาคือผลกระทบที่จะเกิดขึ้นเมื่อรายงานปัญหาไปแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการโดนตำหนิ การสูญเสียงาน การโดนปฏิบัติที่เปลี่ยนไป การโดนบอยคอต ฯลฯ สิ่งหล่านี้กลายเป็นความกลัวจนทำให้พนักงานเองเลือกที่จะอยู่เงียบ ๆ และทนกับปัญหาไป
ปัจจัยเหล่านี้เป็นสิ่งที่คนเป็นผู้บริหารหรือหัวหน้างานควรทราบ หาวิธีการป้องกันและแก้ไข เพื่อให้กระบวนการรับรู้ถึงปัญหานั้นดีขึ้น เพราะหากปัญหาในออฟฟิศถูกแก้แล้วก็จะเป็นการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีให้กับที่ทำงาน ทำให้พนักงานรู้สึกมีส่วนร่วมและทำงานอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นนั่นเอง