“อัปเดตงานหน่อย” ประโยคที่เปลี่ยนการคุยตัวต่อตัวให้กลายเป็นรายงานสถานะที่ไม่มีใครได้อะไร

“อัปเดตงานหน่อย” คือประโยคที่เปิดการคุยตัวต่อตัวในออฟฟิศไทยจำนวนมาก และในนาทีแรกมันก็ดูสมเหตุสมผลดี เพราะหัวหน้าอยากรู้ว่างานถึงไหน ลูกทีมก็เตรียมมาตอบพอดี ทุกอย่างเป็นระเบียบ จบภายในยี่สิบนาที ทั้งสองฝ่ายรู้สึกว่าได้ทำหน้าที่แล้ว

ผู้จัดการจำนวนไม่น้อยยอมรับว่าหนึ่งในจุดประสงค์หลักของการนัดคุยแบบนี้คือการขอรับอัปเดตสถานะงานจากลูกทีม ซึ่งมันก็ไม่ได้ผิดอะไรในตัวมันเอง แต่มันชวนให้ตั้งคำถามต่อว่า ถ้าสิ่งที่เราต้องการคือสถานะงาน ทำไมเราถึงต้องใช้เวลาที่แพงที่สุดในสัปดาห์ของคนสองคนไปกับมัน ในเมื่อสถานะงานเป็นสิ่งที่ส่งกันเป็นข้อความก็ได้

สิ่งที่หายไปเมื่อการคุยตัวต่อตัวกลายเป็นการไล่สถานะ ไม่ใช่ความอบอุ่นหรือความสัมพันธ์อย่างที่มักถูกพูดถึง แต่เป็นสิ่งที่เป็นรูปธรรมกว่านั้นมาก คือหัวหน้าจะไม่มีวันได้เห็น “วิธีคิด” ของลูกทีมเลย

ลองเทียบสองบทสนทนา บทแรกคือ “โปรเจกต์ A ถึงไหนแล้ว” คำตอบคือ “เสร็จ 70 เปอร์เซ็นต์ ติดรออนุมัติจากฝ่ายกฎหมาย” จบ ข้อมูลที่ได้คือตัวเลขหนึ่งตัวกับอุปสรรคหนึ่งข้อ ส่วนบทที่สองคือ “ตอนนี้ในโปรเจกต์ A มีอะไรที่คุณยังตัดสินใจไม่ถูกอยู่บ้าง” คำตอบที่ออกมาจะเป็นคนละแบบทันที เพราะมันบังคับให้ลูกทีมเปิดหน้าต่างให้เห็นว่าเขากำลังชั่งน้ำหนักอะไรอยู่ เห็นทางเลือกที่เขาเห็น และที่สำคัญกว่าคือเห็นทางเลือกที่เขามองไม่เห็น

คำถามแรกให้ผลลัพธ์ ส่วนคำถามที่สองให้กระบวนการ และคนเราพัฒนากันที่กระบวนการ ไม่ใช่ที่ผลลัพธ์

เหตุผลที่หัวหน้าหลายคนติดอยู่กับคำถามแบบแรก ไม่ใช่เพราะไม่แคร์ แต่เพราะคำถามแบบแรกให้ความรู้สึกว่า “ควบคุมได้” ในทันที ยิ่งงานเยอะ ยิ่งอยากรู้ว่าทุกอย่างยังอยู่ในเส้นทาง แต่ความรู้สึกควบคุมได้นั้นมีราคาที่ต้องจ่ายในระยะยาว เพราะทีมที่ถูกถามแต่สถานะจะเก่งขึ้นเรื่อย ๆ ในการรายงานสถานะ ไม่ใช่ในการตัดสินใจ แล้ววันที่หัวหน้าไม่อยู่ ทีมก็จะรอ

มีคำแนะนำที่ตรงไปตรงมาข้อหนึ่งจากคนที่ศึกษาเรื่องนี้ คือให้ย้ายเรื่องที่ส่งเป็นข้อความได้ออกไปจากห้องคุย และเปลี่ยนคำถามให้เป็นแบบปลายเปิดที่ชวนทบทวนว่าอะไรกำลังเวิร์ก อะไรไม่เวิร์ก และอะไรที่ควรเปลี่ยน แทนที่จะไล่ย้อนดูว่าเกิดอะไรขึ้นไปแล้วบ้าง

ในทางปฏิบัติ ลองตั้งกติกาง่าย ๆ กับตัวเองว่าถ้าคำถามไหนหาคำตอบได้จากการเปิดไฟล์หรือดูบอร์ดงาน คำถามนั้นไม่ควรถูกถามในห้องคุยตัวต่อตัว เพราะเวลาที่มีจำกัดควรถูกใช้กับสิ่งที่ดูจากไฟล์ไม่ได้ นั่นคือสิ่งที่อยู่ในหัวของอีกฝ่าย

คำถามที่ใช้ได้ดีมักมีหน้าตาประมาณว่า สัปดาห์นี้มีเรื่องไหนที่คุณตัดสินใจไปแล้วแต่ยังไม่แน่ใจว่าถูก หรือถ้าย้อนกลับไปได้ คุณจะทำอะไรต่างจากเดิม หรือคำถามที่หัวหน้าหลายคนไม่ค่อยกล้าถามอย่างว่า มีเรื่องอะไรที่คุณคิดว่าผมมองพลาดอยู่ไหม

สิ่งที่คำถามพวกนี้ทำ ไม่ใช่การทำให้ลูกทีมรู้สึกดี แต่คือการดึงกระบวนการคิดออกมาวางบนโต๊ะให้คนสองคนมองเห็นพร้อมกัน เพราะฟีดแบ็กที่ให้กับผลลัพธ์ช่วยแก้ได้แค่งานชิ้นเดียว ส่วนฟีดแบ็กที่ให้กับวิธีคิด ช่วยแก้ได้ทุกงานที่จะตามมาหลังจากนั้น

ครั้งหน้าที่คุณนั่งลงคุยกับลูกทีม ลองสังเกตตัวเองว่ายี่สิบนาทีนั้นหมดไปกับการตรวจสอบว่างานถึงไหน หรือหมดไปกับการทำความเข้าใจว่าเขาคิดยังไง แล้วถามต่ออีกข้อว่า ถ้าเขาต้องตัดสินใจเรื่องนี้เองตอนที่คุณไม่อยู่ คุณมั่นใจแค่ไหนว่าเขาจะตัดสินใจแบบเดียวกัน และความมั่นใจนั้นมาจากอะไร

——————————————————

หากองค์กรของคุณกำลังมองหาหลักสูตรเพื่อพัฒนาทักษะการคิดและ Soft Skills ให้กับทีมงาน

dots academy ให้บริการ In-house Training ที่ออกแบบให้เหมาะกับบริบทของแต่ละองค์กร ถ่ายทอดโดยเทรนเนอร์ที่ได้รับการรับรองระดับนานาชาติ พร้อมประสบการณ์ด้านการอบรมและพัฒนาองค์กรมากกว่า 10 ปี

หลักสูตรครอบคลุมหัวข้อ เช่น

✏️Analytical Thinking

✏️Critical Thinking

✏️Strategic Thinking

✏️Six Thinking Hats

✏️Business Storytelling

สนใจสอบถามรายละเอียดหรือปรึกษาการออกแบบหลักสูตรสำหรับองค์กรของคุณได้ทาง LINE @dots