10 วิธีการใช้ Email แบบผิดๆ และไม่มีประสิทธิภาพ

ทุกวันนี้เราล้วนใช้ Email กันเป็นอุปกรณ์การสื่อสารและส่งข้อมูลระหว่างคนทำงานด้วยกัน ตลอดจนถึงการส่งงานให้กับลูกค้า เรียกได้ว่าคงจะเป็นเรื่องแปลกหากเราจะทำงานกันในวันนี้แล้วบอกว่าไม่มี Email

แม้ว่าโดยตัวมันเองน่าจะทำให้หลายๆ คนสะดวกสบายกับการอัพเดทและทำงานร่วมกันคนอื่นๆ แต่ในความเป็นจริงที่เรามักจะพบกันคือ Email สร้างปัญหาและกระทบกับประสิทธิภาพการทำงานอยู่ไม่น้อย หลายๆ ครั้งกลายเป็นว่า Email คือตัวก่อปัญหาเสียด้วยซ้ำ บล็อกวันนี้ผมเลยลองสรุปปัญหาต่างๆ ในการทำงานที่เกิดจาก Email ที่เราอาจจะรู้หรือไม่รู้ตัว พร้อมทั้งวิธีแก้ที่จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพขึ้นนะครับ

1. คุณเช็คเมล์บ่อยเกินไป

เมื่อ Email กลายเป็นช่องทางหลักที่เราใช้ส่งข้อมูลระหว่างกันในที่ทำงาน นั่นทำให้หลายๆ คนมีเมล์ส่งเข้ามาวันละหลายสิบฉบับ บางคนอาจจะถึงขั้นหลักร้อย (อย่างผมเองก็อยู่ในระดับนั้นนั่นแหละครับ) ถ้าคิดกันเร็วๆ ก็คือจะมีเมล์เข้ามาหาคุณอยู่เกือบทุกๆ 20 นาที (หรืออาจจะถี่กว่านั้น)

สิ่งที่มักจะทำกันโดยไม่รู้ตัวคือการขยันเช็ค Email ว่ามีใครส่งงานมาหาเราไหม มีใครอัพเดทงานมาหรือยัง และพอเราเจอ Email ใหม่เราก็จะนั่งอ่านและรีบเคลียร์งานตามเมล์ใหม่ที่ส่งมา ฟังๆ ดูก็ไม่ได้น่าผิดอะไรนัก แต่จริงๆ แล้วการที่คุณต้องคอยสลับหน้าจอมาเช็คเมล์อยู่บ่อยๆ เมื่อมีการแจ้งเตือน หรือกลายเป็นนิสัยที่ต้องเช็คเมล์ถี่ๆ เพราะกลัวพลาดเมล์สำคัญนั้นทำให้คุณเกิดพฤติกรรมที่ไม่ได้โฟกัสกับการทำงานหลัก แถมเอาเข้าจริงๆ คือคุณใช้เวลาจำนวนมากอยู่กับเช็คเมล์

วิธีแก้: ลองฝึกตั้งเวลาในการเช็คเมล์เป็นรอบๆ แทนที่จะเผลอเป็นเช็ค หรือมีแจ้งเตือนแล้วก็เช็ค (ทุกวันนี้ผมปิดระบบแจ้งเตือนไปเลย แต่ใช้วิธีบังคับตัวเองให้เช็คเป็นรอบๆ ไปแทนเสีย)

2. คุณเคลียร์เมล์แบบไม่จัดลำดับ

สมมติว่ามีเมล์เข้ามา 10 ฉบับ สิ่งที่หลายๆ คนมักทำคือการไล่อ่านตั้งแต่ฉบับที่ 1 จากนั้นดูว่ามีงานอะไรที่เขาต้องทำไหม ถ้ามีก็จะลงมือทำ หรือพิมพ์ตอบกลับไป บ้างก็ลงมือจัดแจงเคลียร์งานให้เสร็จ เพราะจะได้รู้สึกว่าเคลียร์เมล์ไปได้แล้วหนึ่งฉบับ จากนั้นก็ไล่ไปดูฉบับที่ 2 -3 -4 เรียงไปเรื่อยๆ

แต่ในความเป็นจริงแล้วคุณอาจจะเจอสถานการณ์ที่ว่าเคลียร์เมล์ฉบับแรกไปใช้เวลาไปเยอะ จนมารู้ทีหลังว่าเมล์ฉบับล่างๆ นั้นสำคัญกว่า แต่กว่าจะรู้ตัว คุณก็เหลือเวลาน้อยนิดที่จะเคลียร์มันเสียแล้ว หรือไม่ก็ทำให้คุณเหลือเวลาจำกัดจนไม่สามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพได้

วิธีแก้: ก่อนที่คุณจะตะลุยเคลียร์เมล์ ลองเปิดอ่านเมล์แบบคร่าวๆ ก่อน ดูหัวข้อว่าเกี่ยวกับคุณไหม เนื้อหาสำคัญคืออะไร ไล่อ่านพวก Unread ให้หมด จากนั้นดูว่ามีเมล์ฉบับไหนบ้างที่คุณต้องจัดการ เรียงลำดับความสำคัญและระยะเวลาที่คุณจำเป็นต้องใช้ มันไม่ต่างจากการทำ Task Management ย่อยๆ ที่คุณต้องรู้ว่าจะจัดการทั้งหมดให้ประสิทธิภาพอย่างไร อย่าลืมว่าคุณจะจัดการให้เวิร์คไม่ได้หากคุณยังไม่เห็นว่างานทั้งหมดตรงหน้าคืออะไร

3. คุณใช้อีเมล์ “คุย” และ “ขอความคิดเห็น”

ผมมักเจอเมล์บ่อยๆ ประเภทที่บอกว่าขอความคิดเห็น หรือให้ช่วยกัน Brainstorm ไอเดียต่างๆ ซึ่งสุดท้ายมักจะเละเทะและเสียเวลา ทั้งนี้เพราะ Email ไม่ได้มีฟังก์ชั่นเพื่อรองรับกิจกรรมแบบนั้น คุณต้องไม่ลืมว่ากิจกรรมบางอย่างเหมาะกับการทำแบบ “สด” หรือ “ซึ่งๆ หน้า” ไม่ใช่การทิ้งข้อความเอาไว้แล้วมารออ่าน นอกจากนี้แล้วการตอบเมล์กลับไปกลับมาหลายๆ คนจะยิ่งทำให้บทสนทนาในเมล์สับสนเข้าไปใหญ่ซึ่งอาจจะดีเสียกว่าถ้าคุณเลือกจะใช้ช่องทางพวก Messaging App คุยแทน

วิธีแก้: ใช้ช่องทางอื่นๆ หาคุณต้องการจะ “คุย” เช่น Facebook Message / LINE หรือไม่ก็ “เดินไปคุย” จะดีกว่า

4. ระบุ Subject งง สับสน และไม่เคลียร์

สิ่งแรกๆ ที่ทำให้คนสนใจและอ่าน Email คือตัว Subject แต่สิ่งที่หลายๆ คนมักจะทำกันคือการ Reply กลับไป (แม้ว่าจะเปลี่ยนประเด็นแล้ว) หรือไม่ก็ระบุ Subject แบบไม่รู้เรื่อง อ่านแล้วไม่เข้าใจว่าเมล์ฉบับนั้นเกี่ยวกับอะไร (หรือเกี่ยวกับใคร) การระบุ Subject จึงกลายเป็นจุดบอดที่ทำให้หลายๆ เมล์ซึ่งมีเนื้อหาสำคัญถูกมองข้ามเอาได้ง่ายๆ

วิธีแก้:  ฝึกการเขียน Subject ที่เป็นระบบ เช่น สั้น กระชับ เน้นวัตถุประสงค์สำคัญ ตลอดไปจนการใช้ Code เพื่อช่วยให้รู้ว่าเรื่องนี้เกี่ยวกับโปรเจคอะไร หรือสำคัญแค่ไหน

5. เขียน Email ไม่รู้เรื่อง

ปัญหาใหญ่ๆ ที่ผมมักพบในหลายๆ Email คืออ่านแล้วไม่เข้าใจว่าต้องการอะไร มันเป็นเรื่องที่ฟังดูแล้วน่าตลกแต่ผมเชื่อว่าหลายๆ คนเองก็เคยเจอมา ทั้งนี้เพราะเวลาเขียน Email ทำให้หลายๆ คนเหมือน “เขียนไปเรื่อย​” โดยไม่สามารถสรุปใจความสำคัญ หรือวัตถุประสงค์ให้เป็นชิ้นเป็นอันและทำความเข้าใจได้ง่าย บ้างก็พยายามยกและใส่รายละเอียดมากจนทำให้เยิ่นเย้อ สับสนอีกต่างหาก

วิธีแก้: ฝีกการเขียน Email ให้กระชับ เน้นไปที่ Objective ว่าต้องการอะไร อยากให้คนอ่านดำเนินการอะไร

6. แนบไฟล์ใหญ่ไปไหน

ยุคที่เราเริ่มใช้ Mail App อย่างพวก Outlook หรือ Mail กันบ่อยๆ ทำให้เรามักเจอหลายๆ คนส่งเมล์ประเภทแนบไฟล์ขนาด 10-20 MB บางคนไม่รู้ตัวแนบไฟล์ขนาด 50 MB เลยก็มี จากนั้นส่งให้กับหลายๆ คนทำการโหลด

อันที่จริงแล้วก็ใช่ว่าจะทำไม่ได้ แต่ในทางเทคนิคแล้วการส่งเมล์ขนาดใหญ่มีผลกระทบด้านไอทีพอสมควรกับผู้รับ (หรือแม้กับผู้ส่งเอง) เพราะไฟล์ขนาดใหญ่ย่อมีปัญหาในการส่ง-รับข้อมูล สมมติผมส่งเมล์ขนาด 30 MB ให้กับเพื่อนร่วมงานจำนวน 20 คน นั่นหมายความว่าถ้า 20 คนกด Refresh ตัว Outlook พร้อมกัน เนตบริษัทก็จะต้องโหลดข้อมูลขนาด 600 MB  โดยประมาณ ซึ่งนั่นทำให้เนตออฟฟิศคุณหน่วงและช้าลงไปได้ทันที

วิธีแก้: ทางที่ดีลองฝึกใช้บริการฝากไฟล์ หรือ Cloud Service ที่ให้คนส่งอัพโหลดไปที่ศูนย์กลาง จากนั้นก็เอาลิงค์ไฟล์ส่งแนบไปกับเมล์ นอกจากจะทำให้เมล์มีขนาดเล็ก คนอ่านอ่านได้อย่างรวดเร็วแล้ว ยังไม่หน่วงตัว Server ด้วย หากใครต้องการโหลดไฟล์ก็ไปทำการโหลดเมื่อต้องการทีหลัง ไม่จำเป็นต้องดูดเก็บไว้พร้อมๆ กัน (และเอาจริงๆ หลายๆ คนก็ไม่ได้จำเป็นต้องมีไฟล์ด้วยซ้ำ)

7. เขียนอีเมล์ภาษาอังกฤษให้คนไทยด้วยกัน

เคยเจอคนไทยคุยกันแต่เมล์ภาษาอังกฤษกันไหมครับ? ผมเชื่อว่าหลายๆ คนเจออยู่บ่อยๆ อันที่จริงผมก็ไม่ได้มีปัญหาอะไรนักเพราะบางทีภาษาอังกฤษก็สะดวกและรวดเร็วเวลาเราพิมพ์จากคอมพิวเตอร์หรือมือถือ แต่บางคนนั้นพยายามจะใช้ภาษาอังกฤษแต่กลับไม่สามารถสื่อสารได้ชัดเจน บ้างก็เขียนแล้วงงยิ่งกว่าเขียนภาษาไทยเสียอีก เลยแทนที่จะสะดวกกลายเป็นสร้างความเข้าใจผิดไปเสียอีก

วิธีแก้: ถ้าคุณไม่ได้จำเป็นว่าเมล์นั้นต้องใช้เป็นอ้างอิงกับต่างชาติอะไร คุยภาษาไทยกันก็ได้ฮะ

8. เขียนภาษาพูด

พอเป็นอีเมล์ภาษาไทยแล้ว ปัญหาที่เรามักพบอีกเช่นกันคือคนเขียนเมล์ดันใช้ภาษาไม่สละสลวยจนถึงขั้นหยาบเลยก็มี ทั้งนี้เพราะหลายๆ คนเอาภาษาพูดมาใช้ในการเขียนอีเมล์ซึ่งเป็นเรื่องเสี่ยงอยู่พอสมควร ส่วนหนึ่งเหราะเมื่อเป็นตัวอักษรแล้วนั้น คนอ่านจะจินตนาการ “เสียง” ขึ้นมาเองและหลายๆ ครั้งก็นำไปสู่การตีความด้านอารมณ์แบบผิดๆ ถูกๆ อันมาจากภาษาพูดที่หลายๆ ครั้งดูห้วนหรือกระด้างมากเกินไป

วิธีแก้: เลี่ยงการใช้ภาษาพูดใน Email พยายามใช้ภาษาเขียนเยอะๆ (แต่ไม่ใช่ต้องขนาดภาษาทางการ) ก่อนส่งแนะนำให้ลองอ่านช้าๆ ก่อนก็จะดี

9: ส่งเมล์โดยที่ยังเขียนเมล์ไม่เสร็จ

ผมเชื่อว่าคนจำนวนมากมักเผลอกด SEND โดยบังเอิญทั้งที่เมล์ยังเขียนไม่เสร็จ หรือบ้างก็ลืมแนบไฟล์สำคัญ และนั่นเป็นสิ่งที่มักเกิดและทำให้เกิดความหน้าแตกกันอยู่บ่อยๆ

วิธีแก้: เรียงลำดับการพิมพ์ Email ตามนี้ 1. เนื้อหา 2. Subject 3. ชื่อคนรับ (ข้อ 1 & 2 อาจจะสลับกันก็ได้ แต่ให้ชื่อคนรับเป็นหลังสุดเพราะเมื่อคุณเผลอกดส่ง มันก็จะแจ้ง Error ก่อน) นอกจากนี้ อย่าลืมเช็คว่าคุณแนบไฟล์ที่คุณต้องการส่งด้วยหรือเปล่าก่อนกด SEND

10. ไม่เก็บ Email เข้า Contact

ทุกวันนี้เรามักเช็ค Email ผ่านมือถือกันบ่อยๆ และหลายๆ ครั้งเราต้องตอบ / ส่งเมล์แม้ว่าจะอยู่ข้างนอกออฟฟิศ ปัญหาหนึ่งที่เรามักจะเจอคือพอต้องส่งเมล์แล้วดันหา Email ของคนรับไม่เจอ (ปรกติมีนามบัตรอยู่ที่โต๊ะ บ้างก็เก็บไว้ในโปรแกรมบนคอม ฯลฯ) ทำให้ต้องเสียเวลาไปรื้อหาเมล์เก่าๆ ซึ่งก็อาจจะหาไม่เจอด้วยก็ได้

วิธีแก้: เสียเวลาเล็กน้อยในการอัพเดท Contact ของคุณ ไม่ว่าจะเป็นของ OSX / Google Contact เก็บชื่อของเพื่อนหรือลูกค้า เบอร์โทร และ Email ไว้ มันใช้เวลาไม่ถึงนาทีแต่มันสามารถช่วยชีวิตคุณได้ยามจำเป็นมากๆ หรือถ้าคุณได้เมล์ใหม่จากคนที่คุณเพิ่งรู้จัก การคลิ้ก Save to contact ไม่กี่คลิ้กช่วยคุณได้มากในภายหลัง

นี่เป็น 10 ข้อสนุกๆ ที่ผมเอามาเล่าสู่กันฟัง อันที่จริงผมเชื่อว่ามีมากกว่านี้แน่นอน ใครมีปัญหาหรือทริคอะไรก็มาแบ่งปันกันด้วยนะครับ

#ทำงาน #เทคนค