ความสำคัญของ Common Language และ Common Thinking

“ผมสั่งไปละเอียดแล้วนะ แต่ทำไมเขาทำมาอีกอย่างก็ไม่รู้”

นั่นเป็นคำบ่นที่ผมได้ยินบ่อยมากเวลานั่งฟังผู้บริหารหลายคนมาปรับทุกข์ตอนมาเรียนที่ dots academy และเรื่องเหล่านี้ก็มักจะมีรูปแบบคล้ายๆ กันคือการที่คนสั่งงาน มอบนโยบายไปบอกแบบหนึ่ง แต่พอคนทำงานมาให้ก็ได้อีกแบบ บ้างก็คิดกันไปคนละทางกับที่โดนบรีฟไป

แล้วเราจะแก้ไขอย่างไร? ต้องบรีฟให้ละเอียดขนาดไหนถึงจะพอ?

เอาจริงๆ การแก้ปัญหาที่มักจะเห็นก็คือการบรีฟให้ละเอียดขึ้น PowerPoint ก็ไฟล์ใหญ่ขึ้นเรื่อยๆ จนคนบรีฟบ่นว่านี่ยังกับเขียนตำรา ส่วนคนอ่านก็มองว่าเขียนอะไรเยอะแยะเกินจนไม่อยากอ่าน แล้วสุดท้ายปัญหาก็ยังเกิดขึ้นต่อไป

สิ่งหนึ่งที่ผมตั้งข้อสังเกตคือบางทีอาจจะไม่ใช่เรื่องบรีฟไม่ละเอียดแต่อย่างใด หากแต่ “ภาษา” และ “วิธีคิด” ที่องค์การใช้ร่วมกันนั้นไม่เหมือนกัน คนในทีมตีความหมายไม่เหมือนกัน

ตัวอย่างที่เห็นบ่อยๆ คือเวลาหัวหน้าบอกว่าในความคิดตัวเองประเภท “พี่ขอแบบง่ายๆ ดูเป็นระเบียบนะ” ทีมงานก็ไปทำให้ “เป็นระเบียบ” ในความเข้าใจของตัวเองซึ่งมันอาจจะคนละแบบกับที่หัวหน้าต้องการ

ผลก็คืองานไม่ตรงใจกับคนบรีฟไปทั้งที่คนบรีฟก็คิดว่าพูดเคลียร์แล้ว

ด้วยเหตุนี้เอง เรื่องเล็กๆ (แต่สำคัญ) นี้จึงกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นมากในการพัฒนาการทำงานขององค์กร เราจึงเห็นหลายๆ ที่เริ่มหันมาสนใจว่าแทนที่จะไปเพิ่มสิ่งใหม่ๆ เข้ามามากมายนั้น ทีมงานควรถูกปรับให้อยู่บนพื้นฐานการคิดและการสื่อสารแบบเดียวกันเสียก่อน เช่น

1. ระบบและวิธีการคิดงาน

2. ภาษาและวิธีการสื่อสารต่างๆ

3. รูปแบบการบรีฟและอธิบายงาน

ซึ่งเมื่อทีม / องค์กรอยู่บนพื้นฐานเดียวกัน ความเข้าใจเดียวกันแล้ว การสั่งงาน การแนะนำ การให้ความเห็นก็จะไปได้เร็ว มีประสิทธิภาพ เพราะคนทำงานก็จะเข้าใจไปทางเดียวกัน ไม่ต้องเสียเวลากลับไปกลับมาเนื่องจากความเข้าใจผิดนั่นเอง